Processus d’achat en entreprise : comprendre la gestion en interne
Les divers achats permettant d’assurer le bon fonctionnement d’une entreprise peuvent représenter jusqu’à 60 % de son chiffre d’affaires. Afin d’optimiser chaque transaction de la négociation initiale à la livraison, il importe d’assurer la gestion de ce processus d’achat.
En quoi consiste le processus d’achat en entreprise ?
Le processus d'achat correspond à l’ensemble des actions et des opérations nécessaires pour parvenir à une décision d’achat au sein d’une entreprise, afin d’acquérir un produit ou un service lié à son activité. La mise en place d’un processus d’achat bien défini doit s’inscrire dans la stratégie achat de l’entreprise.
Cette stratégie comprend l’ensemble des étapes indispensables pour l’approvisionnement de l’organisation et pour réduire ses coûts de fonctionnement.
De ce fait, elle implique l’évaluation des besoins et la rédaction d’un cahier de charges et la sélection des fournisseurs les plus adaptés en fonction du type d’appel d’offres ou par sollicitation directe (demande de devis).
À cela s’ajoutent la signature du contrat commercial, le circuit de validation de la dépense au sein de l’entreprise, la livraison des produits achetés, la réception et le paiement des factures et la formation continue des collaborateurs en charge de la fonction d’achat.
La nécessité de la mise en œuvre d’un processus d’achat au sein de l’entreprise
La gestion des achats est essentielle pour la réussite de l’organisation de l’entreprise. Toutefois, de nombreuses entreprises ont tendance à négliger la mise en place d’un processus d’achat formalisé et validé en interne.
Un processus d’achat viable contribue à optimiser toutes les charges fixes. En effet, ces dernières peuvent être réduites pour pouvoir combler les charges incompressibles :
- Immobilier
- Impôts et taxes
- Frais pour actes de notaire
- Frais de création de l’entreprise
- Etc.
Les achats en entreprise qui ne font pas l’objet d’une stratégie particulière peuvent entraîner du gaspillage. De même, l’absence de négociation efficace et centralisée avec les fournisseurs peut provoquer une augmentation inutile du coût de l’approvisionnement pour une entreprise.
Une mauvaise évaluation peut aussi nuire au bon fonctionnement des activités des entreprises. La gestion inefficace de la fonction d’achat va finir par avoir de nombreuses répercussions.
Il peut s’agir de retard de livraison, des articles manquants lors de la livraison, d’un retard de paiement, etc. Il se peut aussi que l’entreprise propose des produits ou des services de faible qualité. Une gestion inefficace peut également entraîner des achats rebondants entre plusieurs directions et services.
Grâce au développement des nouvelles technologies, le processus d’achat moderne peut désormais s’appuyer sur l’utilisation des logiciels adaptés et sur le contrôle d’un certain nombre d’indicateurs de performance et KPI.
Les étapes à suivre lors d’un processus d’achat en entreprise
D’une manière générale, le processus d’achat suit le même parcours allant de l’expression initiale des besoins de l’acheteur jusqu’à la livraison des produits ou des services. Il faut d’abord définir un cahier de charges pour comprendre la nature exacte des besoins de l’entreprise.
L’étape suivante correspond au sourcing des fournisseurs ou à la recherche des appels d’offres. Il vaut mieux se tourner vers des fournisseurs ou des appels d’offres capables de répondre exactement à vos besoins spécifiques.
Il ne faut pas oublier d’analyser les offres avant de procéder à la signature du contrat.